Учет фитнес-клуба представляет собой программу автоматизации для учета клиентов спортивно-оздоровительных учреждений и может быть использован в любом виде спортивных занятий. Учет участников клуба ведут с момента их первого оформления в клубе, регистрируя персональные данные и контакты в клиентской базе, где они остаются навсегда. Для быстрой регистрации есть специальное окно, где предусмотрены все интересующие клуб опции, которые могут быть указаны сразу или добавлены позже. Во многих опциях ввод данных осуществляется не вручную, а выбором из выпадающего каталога значений. Поэтому процессы даже ручного ввода данных моментальны.
Далее включается учет продаж, которые оформляются аналогичным образом через почти такое же окно, но имеющее иные поля по наименованию данных. Продажу оформляют в формате абонемента для нового участника клуба, где сообщают наименование занятий, их количество, период и время посещений, а также указывают стоимость полного абонемента и размер внесенной предоплаты. На официальном сайте УСУ http://ususoft.com.ua/ можно найти ссылки на скачивание всех программ.
Ближе к завершению периода, охваченного предоплатой, программа начнет сигнализировать о необходимости скорой оплаты последующих занятий, выделяя строку абонемента красным цветом.
Точно также красный цвет начнет появляться везде, где есть такой участник клуба. Например, а расписании занятий, а именно в той строке, где указана группа данного участника. При внесении оплаты красный цвет тут же исчезает. Поэтому предотвращать будущие задолженности очень легко.
Другой способ учета – это контроль над посещаемостью, который может осуществлять как тренер, который проводит занятие и после каждого делает в программе собственные отметки о посещении, так и сканер штрихкода, если фитнес-клуб пользуется таким прибором. Для первого случая следует отметить, что сотрудники клуба, проводящие занятия, также имеют доступ в программу, чтобы контролировать расписание, наполняемость групп и посещаемость. Для защиты служебных данных, которые должны оставаться конфиденциальными, в программе предусмотрено разделение прав пользователей, для чего им выдаются индивидуальные логины и пароли к ним, которые определяют каждому зону действий. Тренеру не доступна та информация, которой владеет уже администратор.
Поставленная тренером отметка тут же отображается в расписании занятия – количество персон по списку и реально присутствующих и, соответственно, в базе абонементов, списывая его как прогул.
Если отсутствие будет подтверждено документально как уважительная причина, система снимет пропуск и продлит действие абонемента. При наличии сканера штрихкода внедряют клубные карты с нанесением идентификатора, который при сканировании определяет, кто пришел, кто ушел, кто должен, кто не тот, за кого себя выдает, и т.д. Во втором случае учет ведется намного эффективнее.
